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프롬프트(Prompt) 공학
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주간 업무 보고서 초안 자동 생성 실행 방안
예시로 준비한 '매주 금요일 오후 4시 주간 업무 보고서 초안 자동 작성' 위한 구체적인 실행 방안과 준비 사항을 초보자도 쉽게 따라 할 수 있도록 상세히 안내해 드리겠습니다.
1. 자동화 목표 및 기대 효과
- 🎯 자동화 목표: 매주 금요일 오후 4시, 한 주간의 업무 내용을 바탕으로 지정된 형식의 주간 업무 보고서 초안을 자동으로 생성합니다.
- ✨ 기대 효과:
- 시간 절약: 보고서 작성에 소요되는 반복적인 시간을 단축합니다.
- 업무 부담 감소: 단순 초안 작성 업무 부담을 줄여 핵심 업무에 집중할 수 있도록 돕습니다.
- 일관성 확보: 매주 동일한 형식과 구조로 보고서 초안을 생성하여 일관성을 유지합니다.
- 누락 방지: 주간 업무 내용을 기반으로 초안을 작성하여 주요 내용 누락 가능성을 줄입니다. (단, 최종 검토는 필수입니다.)
2. 자동화 실행을 위한 준비 사항
본격적인 자동화 프로세스 설계에 앞서, 다음과 같은 사항들을 미리 준비해야 합니다. 이는 자동화의 성공적인 구현과 안정적인 운영의 기반이 됩니다.
가. 인프라 및 AI 서비스:
- AI 서비스: Manus (현재 사용 중인 AI 에이전트)
- 별도의 외부 AI 서비스 가입이나 설정은 필요하지 않습니다. Manus가 직접 정보 처리 및 보고서 초안 생성을 담당합니다.
- 실행 환경: Manus의 작업 환경 (리눅스 샌드박스)
- 보고서 생성을 위한 데이터 저장, 스크립트 실행(필요시), 파일 관리 등이 이루어지는 공간입니다. 사용자는 Manus와의 채팅 인터페이스를 통해 이 환경과 상호작용합니다.
나. 소프트웨어 및 도구:
- 텍스트 에디터: (선택 사항) 주간 업무 내용을 기록할 파일을 관리하기 위해 로컬 PC의 기본 텍스트 에디터(메모장, TextEdit 등)나 Manus 환경 내의 텍스트 에디터 도구를 사용할 수 있습니다.
- 파일 저장 공간: Manus 작업 환경 내의 특정 디렉토리 (예:
/home/ubuntu/weekly_reports)- 주간 업무 내용 입력 파일과 생성된 보고서 초안 파일을 저장할 공간입니다. Manus에게 지시하여 생성할 수 있습니다.
다. 주간 업무 보고서 서식 정의:
자동으로 생성될 보고서의 명확한 구조와 형식을 미리 정의해야 합니다. 이는 Manus에게 정확한 지침을 제공하는 데 필수적입니다. 아래는 예시 서식이며, 실제 필요에 맞게 수정하여 사용해야 합니다.
- 파일명 규칙:
주간업무보고_YYYY-MM-DD_이름.md(예:주간업무보고_2025-05-09_홍길동.md) - 보고서 내용 형식 (마크다운 예시):
markdown
# [YYYY년 MM월 N주차] 주간 업무 보고
**보고자:** (이름)
**보고일:** YYYY-MM-DD
**기간:** YYYY-MM-DD ~ YYYY-MM-DD
## 1. 금주 주요 진행 사항
- (완료된 업무 1 상세 내용)
- (완료된 업무 2 상세 내용)
- (진행 중인 업무 3 현황)
## 2. 차주 예정 사항
- (다음 주 계획 1)
- (다음 주 계획 2)
## 3. 이슈 및 협조 요청 사항
- (업무 진행 중 발생한 이슈 또는 필요한 협조 내용. 없을 시 '특이사항 없음'으로 기재)
## 4. 주간 업무 기록 (참고용)
- (이번 주 기록한 모든 업무 내용 원본 리스트)
- 핵심: Manus가 이 서식을 이해하고 채울 수 있도록 명확한 섹션 제목(예:
## 1. 금주 주요 진행 사항)과 내용 작성 가이드라인(예:- (완료된 업무 1 상세 내용))을 포함해야 합니다.
라. 주간 업무 내용 입력 방식 정의:
Manus가 보고서 초안을 작성하기 위해 참고할 주간 업무 내용 데이터를 어떻게 입력하고 관리할지 결정해야 합니다. 초보자에게 가장 간단하고 실용적인 방법은 텍스트 파일에 누적 기록하는 것입니다.
- 입력 파일:
weekly_tasks.txt(매주 금요일 보고서 생성 후 초기화 또는 새 파일 생성) - 입력 방식: 한 주 동안 진행한 업무 내용을 날짜와 함께 간단한 메모 형식으로
weekly_tasks.txt파일에 계속 추가합니다.- 예시 (
weekly_tasks.txt내용):text5/5 (월): 신규 프로젝트 A 기획 회의 참석, 기획안 초안 작성 시작 5/6 (화): 기획안 초안 1차 완료 및 팀 내부 리뷰 요청 5/7 (수): B 고객사 요청 기능 관련 기술 검토, C 파트너사와 협력 방안 논의 5/8 (목): 기획안 수정 (팀 리뷰 반영), 주간 보고서 작성 준비 5/9 (금): D 기능 개발 관련 버그 수정 지원
- 예시 (
- 관리: 매주 보고서 초안 생성 전에
weekly_tasks.txt파일에 해당 주의 모든 업무 내용이 기록되었는지 확인합니다. 보고서 생성 후에는 파일 내용을 백업하거나 삭제하여 다음 주 기록을 준비합니다. (이 과정도 Manus에게 요청할 수 있습니다.)
여기까지 준비가 완료되면, 다음 단계인 실제 자동화 프로세스 설계로 넘어갈 수 있습니다.
3. 자동화 프로세스 설계 및 단계별 실행 방안
이제 준비된 사항들을 바탕으로 실제 주간 업무 보고서 초안 자동 생성 프로세스를 설계하고, 초보자도 따라 할 수 있는 단계별 실행 방안을 설명합니다.
🔄 자동화 프로세스 요약:
- (사용자) 매주 금요일 오후, 한 주간의 업무 내용을 기록한
weekly_tasks.txt파일이 준비되었는지 확인합니다. - (사용자) Manus에게 주간 업무 보고서 초안 생성을 명령하는 프롬프트를 전달합니다. (이것이 자동화의 수동 트리거 역할을 합니다.)
- (Manus) 사용자의 명령(프롬프트)에 따라 다음 작업을 수행합니다:
- 지정된 경로에서
weekly_tasks.txt파일을 읽어옵니다. - 미리 정의된 보고서 서식(템플릿)과
weekly_tasks.txt내용을 분석합니다. - 업무 내용을 분류하고 요약하여 보고서 서식의 각 섹션(금주 진행 사항, 차주 예정 사항 등)에 맞게 채워 넣습니다.
- 현재 날짜, 사용자 이름 등 필요한 정보를 포함하여 보고서 초안을 완성합니다.
- 완성된 초안을 지정된 파일명 규칙에 따라 마크다운(
.md) 파일로 저장합니다.
- 지정된 경로에서
- (Manus) 보고서 초안 생성이 완료되었음을 사용자에게 알리고, 생성된 파일을 제공합니다.
- (사용자) Manus가 생성한 보고서 초안을 검토하고, 필요한 내용을 수정 및 보완하여 최종 보고서를 완성합니다.
- (사용자/Manus) 다음 주 보고서 준비를 위해
weekly_tasks.txt파일을 관리합니다 (예: 백업 후 내용 삭제 또는 새 파일 생성).
🛠️ 단계별 실행 방안 (초보자 가이드):
1단계: 주간 업무 꾸준히 기록하기 (매주 월~금)
- 방법: 한 주 동안 수행하는 업무 내용을 생각날 때마다
weekly_tasks.txt파일에 간단하게 메모합니다. 날짜를 함께 적어두면 좋습니다. - 도구: Manus에게 파일 편집을 요청하거나 (
file_write도구 활용), 로컬 PC의 메모장 등을 사용 후 파일 내용을 Manus에게 전달하여 저장할 수 있습니다. - 경로:
/home/ubuntu/weekly_tasks.txt(이 경로는 예시이며, 원하는 경로로 지정 가능) - 팁: 너무 상세할 필요는 없지만, 나중에 보고서 초안을 만들 때 어떤 업무였는지 알아볼 수 있을 정도로만 기록합니다. 완료된 일, 진행 중인 일, 다음 주에 할 일 등을 구분해서 적어두면 더욱 좋습니다.
- 예시:
5/8 (목): 기획안 수정 (팀 리뷰 반영), 주간 보고서 작성 준비 (다음주: 최종 검토 및 공유)
- 예시:
2단계: 보고서 초안 생성 요청하기 (매주 금요일 오후)
- 시점: 금요일 오후, 더 이상 해당 주에 추가할 업무 내용이 없을 때 (예: 오후 4시 전후)
- 방법: Manus에게 아래와 같은 형식의 **프롬프트(명령)**를 채팅으로 전달합니다. [괄호] 안의 내용은 실제 상황에 맞게 수정해야 합니다.
text
매주 금요일 주간 업무 보고서 초안 생성을 요청합니다.
- **입력 파일:** /home/ubuntu/weekly_tasks.txt
- **보고서 서식:** 아래 제공된 마크다운 형식 사용
- **출력 파일 경로 및 이름:** /home/ubuntu/weekly_reports/주간업무보고_[YYYY-MM-DD]_[이름].md (오늘 날짜와 본인 이름으로 자동 설정)
- **보고자 이름:** [본인 이름 입력]
- **이번 주 기간:** [YYYY-MM-DD] ~ [YYYY-MM-DD] (예: 2025-05-05 ~ 2025-05-09)
**<보고서 서식>**
# [YYYY년 MM월 N주차] 주간 업무 보고
**보고자:** (이름)
**보고일:** YYYY-MM-DD
**기간:** YYYY-MM-DD ~ YYYY-MM-DD
## 1. 금주 주요 진행 사항
- (weekly_tasks.txt 내용을 바탕으로 이번 주 완료/진행한 주요 업무 요약)
## 2. 차주 예정 사항
- (weekly_tasks.txt 내용 중 다음 주 계획 관련 내용 요약)
## 3. 이슈 및 협조 요청 사항
- (weekly_tasks.txt 내용 중 이슈/협조 관련 내용 요약, 없으면 '특이사항 없음')
## 4. 주간 업무 기록 (참고용)
- (weekly_tasks.txt 파일의 전체 내용을 여기에 그대로 복사)
**</보고서 서식>**
위 정보를 바탕으로 주간 업무 보고서 초안을 마크다운 파일로 생성해주세요.
- 중요: 이 프롬프트는 매주 금요일 사용자가 직접 Manus에게 전달해야 합니다. 현재 Manus 자체적으로 특정 시간에 작업을 예약 실행하는 기능은 없으므로, 사용자의 요청이 자동화 시작의 열쇠입니다.
3단계: Manus의 보고서 초안 생성 및 전달 (자동 실행)
- 사용자가 2단계 프롬프트를 전달하면, Manus는 내부적으로 파일 읽기, 텍스트 분석, 내용 요약 및 분류, 서식 적용, 파일 쓰기 등의 작업을 수행하여 보고서 초안 파일을 생성하고 사용자에게 알림과 함께 파일을 전달합니다.
4단계: 생성된 초안 검토 및 최종 완성 (사용자)
- 필수: Manus가 생성한 것은 초안입니다. 반드시 내용을 직접 검토하고, 부정확하거나 누락된 부분, 어색한 표현 등을 수정해야 합니다. AI가 모든 맥락을 완벽히 이해하기는 어려울 수 있습니다.
- 방법: Manus가 전달한
.md파일을 열어 내용을 확인하고 필요한 부분을 수정합니다. (Manus에게 파일 수정을 요청할 수도 있습니다.)
5단계: 다음 주 준비 (사용자/Manus)
- 목표: 다음 주 업무 기록을 위해
weekly_tasks.txt파일을 정리합니다. - 방법 예시 (Manus에게 요청):
- "
/home/ubuntu/weekly_tasks.txt파일을/home/ubuntu/weekly_reports/archive/weekly_tasks_YYYY-MM-DD.txt로 이름을 변경하고, 비어있는 새/home/ubuntu/weekly_tasks.txt파일을 만들어줘."
- "
- 이를 통해 지난주 기록은 보관하고, 다음 주 기록을 새로 시작할 수 있습니다.
이 프로세스를 따르면, 매주 반복되는 주간 업무 보고서 초안 작성 시간을 크게 줄이고 업무 효율성을 높일 수 있습니다.
4. 실전 적용 예시 및 프롬프트 템플릿 (초보자용)
이 섹션에서는 실제 사용 시나리오를 바탕으로 구체적인 입력 파일 예시, 바로 사용할 수 있는 프롬프트 템플릿, 그리고 전체 자동화 흐름을 시각적으로 보여주는 간단한 흐름도를 제공합니다.
가. 입력 파일 예시 (
/home/ubuntu/weekly_tasks.txt)한 주 동안 아래와 같이 업무 내용을 기록했다고 가정합니다.
text
2025-05-05 (월): 마케팅팀 주간 회의 참석, 1분기 성과 분석 보고서 작성 시작
2025-05-06 (화): 성과 분석 보고서 초안 완료, 팀 내부 검토 요청. (다음주: 최종 수정 및 발표 준비)
2025-05-07 (수): 신규 광고 채널 리서치 (A, B 채널 효율 분석), 경쟁사 C사 동향 파악
2025-05-08 (목): 광고 채널 분석 결과 정리, 보고서 초안 수정 (팀 피드백 반영). 이슈: B 채널 데이터 접근 제한으로 분석 지연됨.
2025-05-09 (금): 주간 보고서 작성 준비, 다음 주 업무 계획 수립 (신규 캠페인 기획 회의 준비)
나. 주간 보고서 초안 생성 프롬프트 템플릿 (복사하여 사용)
매주 금요일 오후, 아래 템플릿을 복사하여 [괄호] 안의 내용만 수정한 뒤 Manus에게 전달하세요.
text
매주 금요일 주간 업무 보고서 초안 생성을 요청합니다.
- **입력 파일:** /home/ubuntu/weekly_tasks.txt
- **보고서 서식:** 아래 제공된 마크다운 형식 사용
- **출력 파일 경로 및 이름:** /home/ubuntu/weekly_reports/주간업무보고_[YYYY-MM-DD]_[이름].md (오늘 날짜와 본인 이름으로 자동 설정)
- **보고자 이름:** [여기에 본인 이름 입력]
- **이번 주 기간:** [이번 주 월요일 날짜 YYYY-MM-DD] ~ [이번 주 금요일 날짜 YYYY-MM-DD] (예: 2025-05-05 ~ 2025-05-09)
**<보고서 서식>**
# [YYYY년 MM월 N주차] 주간 업무 보고
**보고자:** (이름)
**보고일:** YYYY-MM-DD
**기간:** YYYY-MM-DD ~ YYYY-MM-DD
## 1. 금주 주요 진행 사항
- (weekly_tasks.txt 내용을 바탕으로 이번 주 완료/진행한 주요 업무 요약)
## 2. 차주 예정 사항
- (weekly_tasks.txt 내용 중 다음 주 계획 관련 내용 요약)
## 3. 이슈 및 협조 요청 사항
- (weekly_tasks.txt 내용 중 이슈/협조 관련 내용 요약, 없으면 '특이사항 없음')
## 4. 주간 업무 기록 (참고용)
- (weekly_tasks.txt 파일의 전체 내용을 여기에 그대로 복사)
**</보고서 서식>**
위 정보를 바탕으로 주간 업무 보고서 초안을 마크다운 파일로 생성해주세요.
- 사용 예시 (위 '가'의 입력 파일 기준):
[여기에 본인 이름 입력]->홍길동[이번 주 월요일 날짜 YYYY-MM-DD]->2025-05-05[이번 주 금요일 날짜 YYYY-MM-DD]->2025-05-09- 이렇게 수정한 전체 프롬프트를 Manus에게 전달합니다.
다. 자동화 흐름도 (텍스트 기반)
+-----------------------------+ +--------------------------------+ +----------------------------+
| 사용자: 주간 업무 기록 | ---> | 사용자: 금요일 오후, Manus에게 | ---> | Manus: 입력 파일 및 서식 |
| (weekly_tasks.txt) | | 프롬프트 전달 (초안 생성 요청) | | 분석, 내용 요약/분류 |
+-----------------------------+ +--------------------------------+ +-------------+--------------+
| (자동 처리)
V
+-----------------------------+ +--------------------------------+ +-------------+--------------+
| 사용자: 다음 주 준비 | <--- | 사용자: 생성된 초안 검토, | <--- | Manus: 보고서 초안 생성 |
| (weekly_tasks.txt 정리) | | 수정하여 최종 보고서 완성 | | (.md 파일) 및 전달 |
+-----------------------------+ +--------------------------------+ +----------------------------+
라. 초보자를 위한 추가 팁:
- 파일 경로 확인: 프롬프트에 입력하는 파일 경로(
/home/ubuntu/weekly_tasks.txt,/home/ubuntu/weekly_reports/)가 실제로 Manus 환경에 존재하는지 확인하세요. 없다면 Manus에게 생성해달라고 요청할 수 있습니다. (예: "/home/ubuntu/weekly_reports디렉토리를 만들어줘.") - 프롬프트 저장: 매주 사용하는 프롬프트 템플릿을 로컬 PC의 메모장 등에 저장해두고 복사-붙여넣기 하면 편리합니다.
- 오류 발생 시: Manus가 보고서 생성을 실패하거나 이상한 결과물을 만들었다면, 당황하지 말고 어떤 오류 메시지가 나왔는지, 입력 파일 내용은 정확했는지 확인하고 다시 시도하거나 Manus에게 오류 상황을 설명하며 도움을 요청하세요.
- 점진적 개선: 처음에는 완벽하지 않아도 괜찮습니다. 몇 주간 사용해보면서 보고서 서식이나
weekly_tasks.txt기록 방식을 조금씩 개선해나가면 됩니다.
5. 위험 요소, 오류 대응 및 운영/개선 전략
AI 자동화는 매우 편리하지만, 몇 가지 잠재적인 위험 요소와 예상치 못한 오류가 발생할 수 있습니다. 이를 미리 인지하고 대응 방안을 마련하며, 지속적으로 운영하고 개선하는 것이 중요합니다.
⚠️ 예상되는 위험 요소 및 대응책:
- 위험 1: 주간 업무 내용 입력 누락 또는 부정확 (
weekly_tasks.txt)- 발생 가능성: 높음 (사람의 실수)
- 영향: 보고서 초안의 내용 부실 또는 사실과 다른 내용 포함.
- 대응책:
- 습관화: 매일 퇴근 전 또는 업무 종료 시
weekly_tasks.txt에 기록하는 습관을 들입니다. - 금요일 점검: 보고서 생성 요청 전,
weekly_tasks.txt내용을 반드시 한번 훑어보며 누락되거나 잘못된 내용이 없는지 확인합니다. - 초안 검토 강화: 생성된 초안을 꼼꼼히 검토하며 누락된 내용을 직접 추가합니다.
- 습관화: 매일 퇴근 전 또는 업무 종료 시
- 위험 2: 프롬프트 오류 (파일 경로, 날짜, 이름 등)
- 발생 가능성: 중간 (복사/붙여넣기 실수)
- 영향: Manus가 파일을 찾지 못하거나, 잘못된 정보로 보고서를 생성.
- 대응책:
- 템플릿 활용: 저장된 프롬프트 템플릿을 사용하고, 수정이 필요한 부분([괄호] 안)만 신중하게 변경합니다.
- 전송 전 확인: Manus에게 프롬프트를 보내기 직전에 파일 경로, 날짜, 이름 등이 정확한지 다시 한번 확인합니다.
- 오류 메시지 확인: Manus가 오류 메시지를 반환하면, 메시지 내용을 읽고 프롬프트의 어떤 부분이 잘못되었는지 파악하여 수정 후 다시 요청합니다.
- 위험 3: AI의 내용 요약/분류 오류
- 발생 가능성: 중간 (AI의 한계)
- 영향: 업무 내용이 잘못된 섹션에 배치되거나, 중요도가 잘못 판단되거나, 요약이 어색할 수 있음.
- 대응책:
- 초안임을 인지: AI가 생성한 것은 완벽한 보고서가 아닌 초안임을 항상 기억합니다.
- 상세 검토 및 수정: 생성된 초안의 모든 섹션 내용을 주의 깊게 읽고, AI가 잘못 해석하거나 분류한 부분을 직접 수정합니다. 특히 '금주 주요 진행 사항'과 '차주 예정 사항'의 분류가 적절한지 확인합니다.
- 입력 방식 개선:
weekly_tasks.txt에 기록할 때, 완료/진행중/예정 등을 명확히 구분하는 키워드(예:[완료],[진행중],[다음주])를 함께 사용하면 AI의 분류 정확도를 높이는 데 도움이 될 수 있습니다.
- 위험 4: 보고서 서식 또는 요구사항 변경
- 발생 가능성: 낮음 (정책 변경)
- 영향: 자동 생성된 초안이 더 이상 요구되는 형식과 맞지 않게 됨.
- 대응책:
- 프롬프트 수정: 변경된 서식이나 요구사항을 반영하여 프롬프트 템플릿의
<보고서 서식>부분을 수정합니다. - Manus 재교육: 변경된 서식을 포함한 새 프롬프트로 보고서 생성을 요청하여 Manus가 새로운 형식에 맞춰 작업하도록 합니다.
- 프롬프트 수정: 변경된 서식이나 요구사항을 반영하여 프롬프트 템플릿의
🔧 오류 발생 시 대처 방법:
- 오류 메시지 확인: Manus가 오류 메시지를 반환하면 내용을 주의 깊게 읽어봅니다. 대부분의 경우 파일 경로 오류, 잘못된 명령 등 원인이 명시되어 있습니다.
- 입력 확인: 프롬프트 내용(경로, 날짜 등)과
weekly_tasks.txt파일 내용에 오타나 누락이 없는지 확인합니다. - 단계별 재시도: 문제가 복잡해 보이면, 간단한 요청부터 다시 시도해봅니다. (예: "
/home/ubuntu/weekly_tasks.txt파일 내용을 읽어서 보여줘.") - Manus에게 질문: 오류 메시지를 이해하기 어렵거나 원인을 모르겠다면, 오류 상황을 설명하며 Manus에게 직접 도움을 요청합니다. (예: "보고서 생성을 요청했는데 이런 오류가 발생했어. [오류 메시지 붙여넣기] 왜 그런 걸까?")
🔁 운영 및 반복 개선 전략:
- 정기적인 사용: 자동화의 효과를 보려면 꾸준히 사용하는 것이 중요합니다. 매주 금요일 잊지 않고 프로세스를 실행합니다.
- 피드백 기반 개선: 몇 주간 사용해보면서 불편한 점이나 개선하고 싶은 점을 파악합니다.
- 예시: "보고서 요약이 너무 길게 나오는 것 같아. 다음부터는 각 항목을 한 문장으로 요약해줘." 와 같이 구체적인 피드백을 프롬프트에 추가하거나 Manus에게 전달하여 결과물을 개선할 수 있습니다.
- 서식/프로세스 최적화: 현재 서식이나
weekly_tasks.txt기록 방식이 비효율적이라고 느껴지면, 더 나은 방식으로 수정하고 관련 프롬프트도 함께 업데이트합니다. - 자동화 범위 확장 고려 (중급): 현재는 수동 트리거 방식이지만, 추후 다른 도구(예: 스케줄링 기능이 있는 외부 서비스, Manus의 기능 업데이트 등)와 연계하여 특정 시간에 자동으로 실행되도록 확장하는 것을 고려해볼 수 있습니다. (단, 이는 현재 기본 기능만으로는 어려울 수 있습니다.)
- 성공/실패 기록: 자동화가 성공적으로 작동했는지, 어떤 오류가 있었는지 간단히 기록해두면 장기적인 개선에 도움이 됩니다.
이러한 위험 관리 및 개선 노력을 통해 주간 업무 보고서 자동화 프로세스를 더욱 안정적이고 효과적으로 운영할 수 있습니다.
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